こんにちは、ヒロです。
今回は、行政書士が業務を行う際の、申請に必要な書類の準備についての記事です。
「申請に必要な書類の準備は依頼者に任せないほうがいい？」という質問について、行政書士の資格で開業した経験から解説します。
行政書士が行う許認可の申請には、多くの添付書類が必要になることがあります。そういった書類は、依頼人に任せて入手することも可能ですが、委任状をもらい行政書士が入手することもできます。
どちらが準備したほうがいいのか？
開業して間もない行政書士向けの記事です。
参考になれば幸いです。
申請に必要な書類の収集を依頼人に任せるリスク
まず、依頼人に必要書類の準備を任せるリスクについて考えましょう。
多くの依頼人は、書類の交付申請に慣れていません。なので、書類の収集について承諾をしたとしても、取得や提出が遅れることが少なくありません。
そうなると、業務の進行が大幅に遅れてしまいます。場合によっては、他の案件にも影響することもあります。行政書士として、そういった事態は避けたいところです。
実際に私も、開業して間もない頃に受けた依頼で、1日あれば収集できるような書類を依頼人に任せたばかりに、２週間近くの時間を無駄にしてしまったことがあります。
結果的に業務全体に悪影響を及ぼすことが多いので注意しなければなりません。
行政書士が積極的にサポートするメリット
こうした問題を解決するには、必要書類の収集を行政書士が行うことが望ましいです。
依頼人から委任状をもらえば、大抵の書類は行政書士でも収集することができますからね。私も先ほどの経験以降は、委任状をもらい依頼人にはできる限り任せません。
ちなみに、行政書士が書類を準備することで、正確性も担保されます。
行政が交付する書類は、申請書の書き方で記載内容が変わってきます。
なので、申請書の書き方を間違えると、せっかく書類を交付してもらったのに必要な情報が記載されていないなんてこともあります。行政書士が交付申請すれば、このような問題も防ぐことができます。
依頼人に任せても良い書類
一方で、すべての書類を行政書士が収集するのがベストというわけではありません。書類によっては依頼人に任せたほうがいいこともあります。
例えば、印鑑証明書などです。
印鑑証明書を交付してもらうためのカードは、依頼人が保管していますから、それを預かって行政書士が交付申請するよりも依頼者に依頼した方が効率的です。
こうした書類は、手続きの簡素化とスピードアップを図るために、依頼者の手元から直接入手するのが最も迅速です。
まとめ
今回は、行政書士が業務を行うにあたって「申請に必要な書類の準備は依頼者に任せないほうがいい？」という質問について、行政書士の資格で開業した経験から解説しました。
基本的には、行政書士が必要書類を集めるようにして、それが難しい場合は、依頼人に任せるのがおすすめです。
業務をスムーズに進めるためには、依頼人との適切な役割分担が必要なときもあります。
効率的に業務を進めるために「どちらが書類を準備したほうがいいのか？」しっかりと考えて判断を誤らないようにしましょう。
今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
