行政書士が問い合わせ段階でお客さんに聞いておくべき内容

こんにちは、ヒロです。

この記事を読んでいる方の中には、現在行政書士の資格で開業をしようと準備している方も少なくないと思います。　

そういった方が役立つ情報として、今回は「行政書士が問い合わせ段階でお客さんに聞いておくべき内容」について、行政書士の資格で開業した経験から解説します。

お客さんとの最初のコンタクトは、行政書士で成功するための重要なステップです。この記事を参考にして、よりスムーズなコミュニケーションを図りましょう。　

次の通りです。

順番に説明します。

まず最初に必要なのは、お客さんに関する基本的な情報です。

具体的には、次の内容です。
忘れずにしっかりと確認しましょう。

上記の内容を聞いてメモをとるのもいいですが、今後も問い合わせを受けることが多いと思うので、チェックリストのようなものを作っておくと便利です。

聞き忘れるといったことも防げるので重宝します。

次に重要なのは、お客さんのニーズや抱えている問題などの具体的な相談内容です。

知識や経験の少ない行政書士にとって、この情報の確認は特に重要です。

なぜなら、面談することが決まった際、面談日までに調査を行うことで、より適切なアドバイスができるからです。

具体的なニーズをしっかりと把握することで、初回面談の成功に繋がります。場合によっては、面談日までに先輩行政書士に相談することも必要です。

問い合わせの段階で個別具体的なアドバイスをしないで、できる限り面談の約束をとるようにしましょう。

お客さんの詳しい事情も聞かないうちに、個別具体的なアドバイスをすると後々トラブルとなる場合があります。正式な依頼も受任してないうちに、責任を追及されては大変です。

それと、直接会ったほうが、依頼を受任できる可能性が高くなります。そういった意味でも直接会えるように話をもっていきましょう。

人によって違いが出てくるところなので、今後の「連絡手段」と「連絡のとりやすい時間帯」については必ず確認をとりましょう。

現代では多様なコミュニケーション手段が存在します。どの連絡手段が最も便利で快適かを確認しておきましょう。

例えば次のようなものがあります。

など、好みのものを選ばせることで、関係をより親密に築くことができます。

ちなみに、ひと昔前は、電話という方が多くいましたが、現在ではメールやLINEでのやりとりが増えてきています。

まとめ

今回は「行政書士が問い合わせ段階でお客さんに聞いておくべき内容」について、行政書士の資格で開業した経験から解説しました。

問い合わせ段階においては、基本的な情報のほか、具体的な相談内容、希望する連絡手段、連絡のとりやすい時間帯など、お客さんのニーズを丁寧にヒアリングすることが大切です。

そうすることによって、実際に依頼を受任した際に、スムーズかつ効率的に対応できることができるようになります。

この記事を参考にして、きめ細かいサービスの提供を目指してみてください。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。