行政書士が成功するための電話対応術

行政書士として仕事を得るためには、お客さんからの問い合わせに対して、どのように対応するかがとても大切です。

なので、お客さんとの最初の接点になることが多い電話対応は極めて重要です。

今回は「行政書士が成功するための電話対応術」について解説します。電話での相談にはいくつかの落とし穴が潜んでいます。

特にお客さんが、電話での説明を聞いて自分でもできる手続きだと勘違いしてしまうと、面談に結びつかないこともあります。

電話対応を上手く活用して、面談の予約につなげる方法をご紹介します。

次のような点に注意してお客さんからの電話に対応しましょう。

順番に説明します。

電話対応は最初の数秒が重要です。この数秒間で、相手に与える印象がその後のコミュニケーションにも影響してきますからね。

なので、できる限り好印象を与えることが重要です。ここで変な印象を与えると、話がスムーズに進まなくなる可能性もあります。

まずは、明るい声で挨拶と自己紹介を行いましょう。そして、相手の名前を聞くことで親しみやすさを演出します。

お客さんに対する「話し方」はもちろん重要ですが「声のトーン」にも注意を払いましょう。

落ち着いたトーンで話すことが大切です。

焦って早口になってしまったり、ボソボソと小さな声で話すような対応は、お客さんを心配させてしまうのでやめましょう。

電話越しでも、相手が安心感を持つことができれば、その後の話がスムーズに進む可能性が高まります。

電話での対応にあたっては、お客さんが何を求めているかを把握するために、積極的なリスニングを心がけましょう。

まずは、しっかりとお客さんの話を聞きます。そうすることにより、求めているものを正確に理解することができます。

その際のポイントとしては次の3つ。

相槌に関しては、相手の状況に寄り添い「それは大変ですね」や「なるほど」といった感じで共感を示すことにより、信頼関係を築くことができます。

ここまで説明した注意点のほか、次の章から説明することも大切です。

要点を抑えた質問で状況を把握する

ある程度お客さんの話を聞いたら、状況を整理するため行政書士側から質問をすることも大切です。電話越しでは情報が限られてしまうため、要点を抑えた質問をするように心がけましょう。

ちなみに、ここまでのやり取りで、お客さんから多くの質問をされると思いますが、
詳細なアドバイスをすぐに提供するのは避けた方がいいです。

具体的な解決策を提示する前に、まずはお客さんのニーズや状況を正確に把握し、面談の重要性を強調することが大切です。

状況を見て「より詳しいお話を伺うために、ぜひ一度お会いしてご相談させていただけませんか」などと次につなげるようにします。

電話でのやり取りの中で、お客さんに「面談の必要性」や「費用や時間をかける価値」を感じてもらうことが大切です。

そのために重要なのが、次の2点を分かりやすく簡潔に伝えることです。

具体的なサービスの内容については、後々トラブルにならないように「料金」についてもしっかりと伝えましょう。お金に関することは曖昧にしないほうがいいです。

また過去の成功事例については、過去に同様の支援を行ったことがある事実や、面談により話を聞かせてもらえれば、もっと詳しいアドバイスができることを伝えます。

お客さんの話を聞き、お客さんの求めているニーズや状況が正確に理解できたら、電話の最後に具体的な面談の日時を提案します。

「来週の月曜日の10時はいかがですか？」というように、具体的な日時を提案することで、お客さんの行動を促します。

面談の日時は、できる限りお客さんに合わせましょう。そのほうがお客さんが行動を起こしやすくなります。

ちなみに、この辺りの話はお客さんからではなく、行政書士側から積極的に提案していきましょう。

それと、行政書士側の都合で予定が決められないという場合は、お客さんの都合の日をいくつか聞いといて、後日連絡をするという形でも大丈夫です。

今回は「行政書士が成功するための電話対応術」について、開業した経験から解説しました。

電話は、お客さんとコミュニケーションをとる大切な手段ですが、対応次第では依頼につなげることができる強力なツールとなります。

戦略的に活用して、行政書士として仕事を増やしていきましょう。ぜひ、この記事で紹介したことを意識して電話対応を行ってみてください。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。