行政書士は、自宅の一室を事務所として登録することで開業することができます。
自宅が仕事場になるので、事務所を借りる必要もありませんし、職場までの交通費も必要ありません。このように自宅兼事務所で行政書士業を営むことはメリットが多いように感じますが、デメリットもあります。
自宅で行政書士業を営む多くの方が直面する悩みの一つが、お客さんを自宅に招くことに伴うプライバシーや集中力の問題です。
今回は、自宅兼事務所の行政書士が取るべき対処法として「お客さんが来ると困る場合の解決策」について解説します。
開業して間もない行政書士向けの記事です。
参考になれば幸いです。
お客さんが事務所に来ると困る場合の解決策
具体的な対策としては、事務所以外の落ち着ける場所をあらかじめ決めておくことです。
そうすれば、お客さんとの打ち合わせによってプライバシーが問題になることも、お客さんが家族に気を使うこともなくなります。
落ち着いたスペースの選定
まずは、お客さんとの打合せに適した、落ち着いた雰囲気の場所をあらかじめリストアップしておきましょう。
候補としては次のようなものがあります。
- 落ち着いた雰囲気の喫茶店
- ホテルのラウンジ
- レンタルルーム
上記のように、静かな環境でありながら、必要なサービスも整っている場所が理想的です。定休日だと困ってしまうので、何か所か探しておきましょう。
さらに詳しく解説します。
落ち着いた雰囲気の喫茶店
候補として有力なのが、落ち着いた雰囲気の「喫茶店」です。
実は私も開業して間もない頃に利用していたのですが、自宅兼事務所以外で落ち着いて打合せができる場所としては理想的な空間です。
事務所のある地域にもよりますが、探してみると理想的な喫茶店が1つはあると思います。
喫茶店のお客さんが少ない時間帯を選ぶことで、さらに打ち合わせするのに理想的な空間になります。
喫茶店の中に「理想的な席」があるようでしたら、お店の人に事情を話して席を予約するのも良いアイデアだと思います。
リラックスした環境での話し合いは、お客さんとの信頼関係を深める助けにもなります。
ホテルのラウンジ
ホテルのラウンジも、お客さんと打ち合わせする場所としては理想的です。
ビジネスシーンで利用されることが多いので、お客さんも違和感を持つことなく席についてくれます。
ホテルのラウンジは豪華さと落ち着きがあるので、ビジネスの打合せにふさわしい雰囲気があるのがいいですよね。
残念ながら、私の事務所周辺には最適なホテルのラウンジがなく、その昔、遠方に住む方との打ち合わせでホテルのラウンジを利用したぐらいですが、周囲の騒音が少なく、プライバシーも確保できるため、重要な話をしやすい環境です。
レンタルルームの活用
最近増えてきたビジネス用の「レンタルルーム」も有力な選択肢の一つです。
レンタルルームの多くは、目的に応じて、部屋のサイズなどを選択することができます。ビジネス用ということで、会議や面談に特化した設備が整っているのも嬉しいところです。
ちなみに、最近、私の住んでいる地域では、駅前に立派なレンタルルームができました。機会があったら 利用するつもりです。その時にはこのブログで感想を報告したいと思います。
騒がしい場所は避けましょう
いくら立地が良くても、打ち合わせを行うのにあたって、騒がしい場所は避けましょう。
選んでしまいがちなのが「ファミレス」です。ご存知の通りファミレスはかなり騒がしい場所です。
時間帯によっては、打ち合わせどころか、互いの声が聞こえにくく、まともに会話すらできない時もあります。騒がしい場所だと、まとまる話もまとまらなくなるので注意です。
ちなみに、先ほど紹介した喫茶店も、場所によっては人が多かったり、店内のBGMの音量が大きかったりするところもあるので、事前のチェックは必須です。
静かな空間を選ぶことで、より効果的な話し合いが実現できます。
ZOOMを活用する
自宅兼事務所で行政書士業を運営していて、事務所の近くに静かで落ち着ける場所がないという方は「Zoom」を活用した打ち合わせも1つの方法です。
コロナ禍以降、頻繁に活用されるようになったZoomですが、自宅にいながら相手としっかりとコミュニケーションを取ることができるので、時間の節約にもなります。
効率的に業務を進めることができるので、メリットとしては大きいです。
ちなみに相手がZoomによる打ち合わせを望んでいない場合、無理に進めるのはやめましょう。単純に嫌われます。
まとめ
今回は、自宅兼事務所の行政書士が取るべき対処法として「お客さんが来ると困る場合の解決策」について解説しました。
自宅兼事務所で行政書士業をされている方は、お客さんを迎える際の配慮が必要です。
無理に自宅兼事務所で打ち合わせをするより、次のような場所で打ち合わせをした方が相手の印象も良くなります。
- 喫茶店
- ホテルのラウンジ
- レンタルルーム
こうした場所は、プライバシーを守りながら効果的なコミュニケーションを図ることができるのでおすすめです。
直前になって慌てないように、事前にこれらの選択肢を準備しておきましょう。そうすることで ビジネスを円滑に進めることができます。
今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
