【行政書士開業】相談を受けるときの注意点：できる限り専門用語は使わない

今回は、行政書士が相談を受けるときの「注意点」についての記事です。

行政書士として、お客さんから相談を受けることは多いと思います。

そして、その相談をうけたときに、お客さんからの疑問について、行政書士として答えるわけですが、その際に注意しなければならないことがいくつかあります。

この記事では、お客さんに何かを説明する際に使う「専門用語」についての注意点を解説します。

【行政書士開業】相談を受けるときの注意点は？

できる限り「専門用語」は使わないということです。

お客さんは素人ですからね。
難しい専門用語で説明しても理解できないのが普通です。

にもかかわず、たくさんの難しい専門用語を使って説明をする行政書士が意外と多くいます。これは、行政書士に限らず士業に多いことなのかもしれません。

私の所属している支部では定期的に無料相談会を実施しているのですが、一部の行政書士は、これに該当してしまっていて、無料相談会に来てくれた人に対して、難しい専門用語ばかり使って説明をしてしまいます。

説明をしてる方は気分がいいのかもしれませんが、相手の様子を見ると理解している感じがしません。お客さんの反応をまったく気にしないのはどうかと思いますよね。

そうしたときは、私も途中から相談に加わるようにして説明の補助をするのですが、専門用語ばかりで説明する行政書士が意外なほどに多いことに驚きます。

普段からお客さんに対して、そんな理解されにくい説明をしていたら、依頼が減るのではないかと思うのですが・・・。

相談業務から成約につなげたいという人は、できる限り専門用語を使わない分かりやすい説明を心がけましょう。

説明の中で専門用語を使う必要があるときは、その都度、分かりやすく専門用語の意味を説明してあげましょう。

相手に専門用語の意味を知っているか聞く必要はないので、専門用語を使ったら分かりやすく説明する癖をつけるといいです。

専門用語によっては、相手に覚えてもらったほうがいいものもあります。説明の中で何度も繰り返して使う必要のある重要な専門用語などは、それに該当します。

そういった時は、その専門用語について分かりやすく口頭で説明するほか、紙に書いて渡してあげると親切です。一度の説明で覚えられるとは限りませんので。

ちなみに、説明の途中で「ここまでの説明で何か分からないことはありますか？」と話を区切りながら説明してあげるのも有効です。

その相談が終わったら終わりです。専門用語ばかりで理解ができない説明をする行政書士に依頼をする人はいませんし、初めて会ったような人は二度と相談に来てくれることはないでしょう。

たとえ、依頼をしてくれたとしても、専門用語ばりの説明で内容を理解していない可能性が高いので、後々トラブルになることが予想されます。

実際にこうしたケースは多いです。

などは、こうした失敗をしやすいので注意が必要です。

説明する相手が同じ行政書士なら、専門用語を使って話しても理解してもらえますが、一般のお客さんはそんな勉強をしてきていないので、行政書士なら当たり前に知っている言葉でも知らないのが普通です。

専門用語を使って説明をしたとしても「分からないことがあれば質問してくる」と、思っている行政書士もいます。

これは間違いです。説明の中で分からない用語があっても質問をしてこない人のほうが多いのを覚えておきましょう。

特に、こうした人は質問をしてきません。分からない用語が、ひとつ、ふたつなら質問する人もいますが、いくつもあったら質問はしてきません。

ちなみに、プライドがあって聞けない人は「会社の経営者」などに多いです。そんな言葉も知らないのかと思われるのが嫌だからです。

練習あるのみです。

練習の仕方としては、家族や親戚、友人に説明をしてみて、しっかりと内容が伝わっているのか確認してみる方法です。

家族や友人であれば、お客さんのように気を使ったり、プライドがあって聞けないということもありませんから、素直な感想が聞けます。こうした練習をすることで、どんなお客さんに対しても、上手く説明ができるようになります。

実は、この練習は、私も開業して間もない頃にやっていました。誰もいない事務所で1人で説明する練習をして、機会があるときに家族や親戚、友人などに説明をして、感想や説明が分からなかったところを聞いていました。

この練習方法は、意外なほどに効果があるのでおすすめです。
説明することに自信がないという人はぜひ試してみてください。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。