【行政書士開業】依頼人への進捗状況の報告【絶対にやるべきこと】

今回は、行政書士への「実務」に関する記事です。

依頼人への進捗状況の報告についてです。

開業して間もない行政書士向けの記事です。
参考になれば幸いです。

依頼人への進捗状況の報告について

依頼を受け、業務を遂行するにあたって「依頼人への進捗状況の報告」は、必ず行うようにしましょう。これを怠ると、思わぬところでトラブルに発展することもあります。

特に、依頼を受けてから完遂するまでの期間が長い場合には注意です。長い期間依頼人への報告を怠ると、依頼人の不安や不満が爆発する可能性があります。

そうなると、行政書士への信頼もなくなります。

行政書士にとっては日常のことでも、依頼人にとっては夜も寝れないくらいに不安な悩みということもあります。せっかく行政書士に依頼をしたことで一安心したのに、その後長期間放置されたのでは、何らかの問題が発生したのではないかと不安に思う人もいますから。

依頼人への進捗状況の報告は、必要な頻度で必ず行うようにしましょう。

業務が順調に進んでいるかは、行政書士にしか分かりませんからね。たとえ業務が順調に進んでいたとしても進捗状況の報告は必ずするようにしましょう。

適切な頻度で報告することで、依頼人は安心することができます。そして、この安心は行政書士への信頼へ変わっていきます。依頼人から「進捗状況の報告をしないでいい」と言われたなら別ですが、そうでない限りは必要です。

実は、進捗状況の報告を怠ったせいで、業務は順調に進んでいたのに、依頼人からお叱りを受けた行政書士を知っています。

次のようなことが期待できます。

順番に説明します。

何人も行政書士の知り合いがいる人は少ないと思いますので、最初の依頼で信頼を得ることができれば、次に何かあったときも依頼をしてもらえる可能性が高くなります。

行政書士は単発の業務が多いですが、こうしたリピーターになってくれる人を増やせば、単発業務も継続業務並みに売上が期待できます。

そのためには、依頼人からの信頼は必須です。

例えば、何か悩みがあって行政書士に依頼したとします。それが満足のいく対応で悩みが解消しました。その後、知り合いが同じ悩みをもっていることを知ったときに、あなたならどうしますか？

おそらく、ほとんどの人が、その行政書士を紹介すると思います。

依頼人からの信頼を得ると、行政書士としての評判が口コミで広がっていくことにもなります。

こうした流れで、一度依頼をしてくれた人から更なる依頼に繋がることは、行政書士業ではよくあることです。進捗状況の報告をしたことが理由のすべてではありませんが、報告をせずに不満をもたれていたら、こうした流れで更なる依頼に繋がることはなかったと思います。

進捗状況をしっかりと報告することは、次の仕事にもつながる可能性を高めることにもなるので忘れないようにしましょう。

忙しい人に、連絡をするのは躊躇してしまいますよね。
しかし、忙しくても進捗状況の報告が欲しいという人もいます。

なので、こうした場合は、依頼を受任するときに次のことを決めておきましょう。

連絡をする方法としては、会って報告する以外に電話やメールなどの方法があります。最近では、ラインやショートメールでの報告を希望する方もいます。

どの方法であれば連絡が取りやすいかを事前に聞いておけば、依頼人を困らせることにはなりません。

また、連絡をする時間帯ですが、電話の場合は、何時から何時までの間に連絡をしていいのか聞いておけば、電話での報告もしやすいと思います。

ちなみに、電話以外の方法で連絡すると決めた場合でも、緊急のときには電話で連絡することを伝え、念のため電話をしてもいい時間帯の確認をとっておくことをおすすめします。

私の場合は何らかの連絡をしたときに、次に何の件で連絡をするかを話の最後に伝えるようにしています。

例えば、次のような感じです。

また、次の連絡までのおおよその日数も伝えておきます。

「この手続きには〇週間ほどかかるので、その頃にお電話します。」

このように伝えておけば、連絡がないからと依頼人が怒りだすこともありません。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。