今回は、行政書士の「開業」に関する記事です。
お客さんから質問されたことが分からないときは？
という疑問について、開業した経験から解説します。
行政書士は業務範囲が広いので、そのすべてに精通することは不可能です。
なので、お客さんからの質問に対して、知識が乏しくすぐに答えられない場合も出てきます。
この記事を読めば、そういったときにどう乗り切ればいいのかが分かります。
お客さんから質問されたことが分からないときは？
この場合は、素直に分からないことをお客さんに伝えましょう。
そして、分かりしだい連絡する旨も伝えます。
後日、しっかりと調べて、お客さんに連絡をすればOKです。
絶対にやってはいけないこと
それは、嘘や適当なことを言うことです。
これだけは、絶対にやってはいけません。
後々、トラブルになる可能性が高いですし、それどころかお客さんから損害賠償請求されることもあります。
なので、下手なプライドを保つために、嘘をついたり適当なことを言うのは絶対にやめましょう。
お客さんは怒らない
「分かりません」ということに抵抗のある人もいると思います。
理由としては、次のことがあるからです。
- お客さんから怒られるのではないか。
- お客さんからの信頼を失うのではないか。
気持ちは分かりますが、分からなければ分からないと答えて問題はありません。
私もお客さんからの質問に、その場で答えられなかったことが何度もありますが、それによって、お客さんから怒られたことも、信頼を失ったこともありません。
プロとして答えられなかったことについて「恥ずかしい」というのはありましたが、それも経験を積むうちに少なくなってきます。
日々の努力は必要
分からないことを「分からない」ということは問題ありませんが、それは普段から実務の勉強をしていることが前提です。
普段の勉強を怠けて、お客さんからの質問に対して分からないことだらけでは問題です。
当然、信頼を失います。
最近のお客さんは、書籍やネットなどである程度勉強してから相談にきます。
少なくとも専門家として、それ以上の知識は必要です。
お客さんよりも知識がないのは、さすがに恥ずかしいですからね。
ちなみに、普段から実務の勉強をしていて、それなのにお客さんからの質問に答えられない場合は、その質問の内容がかなりイレギュラーなものと考えられます。
そういった質問は、中途半端な説明をするより、しっかりと調べてから返答してあげたほうがトラブルになりにくいです。
実務で分からないことを調べるには？
いくつか方法があります。
- 書籍・専門書
- インターネット
- 申請先の官公署
- 同業者・他士業
これらの方法以外でも調べる方法があれば、それらすべてを使って調べましょう。
上記の方法については、順番に説明していきます。
書籍・専門書
分からないことは書籍を使って調べることができます。
未経験の分野で、知識がほとんどない場合は、図表の多い素人向けに書かれた本と専門書の2冊を購入しましょう。
図表の多い本で全体を把握してから専門書を読むと、早く深く内容を理解することができるのでおすすめです。
インターネット
インターネットを利用して、分からないことを調べることも可能です。
ただし、ネットで調べる場合には注意することがあります。
それは、間違った情報や古い情報があるということです。
ネットは、早く簡単に物事を調べることができるので便利ですが、誰が書いたか分からない事実とは違う情報もあります。また、法改正があっても、法改正前の情報もそのまま残っています。
そういった情報で依頼を遂行すると、トラブルになる可能性があるので注意です。
申請先の官公署
分からないことは、申請先の官公署に問い合わせることで解決することができます。
この方法が一番確実です。
ほとんどの疑問は、この方法で解決することができます。
注意点としては、必ず問い合わせをした際の「担当者」の名前をメモしておくことです。
後日、申請したときに「〇〇課の〇〇さんの指示です」と言えたほうが、手続きがスムーズに進みますからね。
逆に、担当者の名前を言えなかった場合、申請が認められないこともあるので注意です。
官公署にもいろいろな人がいますからね。
様々な可能性を考えて行動する必要があります。
同業者・他士業
ほとんどの場合、申請先である官公署に問い合わせることで解決することができますが、官公署に問い合わせしにくいこともあります。
そういったときに、普段から良い関係を築いていると、同業者や他士業に相談することで、分からないことを調べることができます。
特に同じ業務を取り扱っている同業者は、同じ経験をしている可能性が高いので解決できる可能性が高いです。
行政書士会が実施している行事や支部活動などに積極的に参加して、できる限り同業者の人脈は広げておくのがおすすめです。
調べる方法を準備しておく
上記の方法は、実務で分からないことが発生したときに準備するのではなく、普段から準備しておくのがおすすめです。
調べる時間を短縮できるので、それだけ早く、お客さんの質問に答えることができます。
- 書籍・専門書の購入
- 官公署や同業者、他士業の連悪先
- 官公署のサイトをブックマーク
- 手引きのダウンロード
最低限、このくらいは依頼を受ける前に準備しておきましょう。
今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
