【行政書士開業】手続きにかかるスケジュールを事前にお客さんへ説明する必要性と注意点

行政書士が業務をスムーズに進めるためには、お客さんとの信頼関係を築くことがとても重要です。

その中でも、手続きにかかるスケジュールを事前に説明することは、トラブルを避け、円滑な業務進行に寄与します。

今回は、開業した行政書士が知っておくべきこととして「手続きにかかるスケジュールを事前にお客さんへ説明する必要性と注意点」について解説します。

「どのように説明するのか？」など、方法についてもご紹介します。開業して間もない行政書士向けの記事です。参考になれば幸いです。

手続きにかかるスケジュールを説明する必要性

行政書士が業務として行う手続きには、時として予想以上に時間がかかる場合があります。

お客さんの中には、高い報酬を払って専門家に頼むのだから、手続きがスムーズに進むのは当然と思っている方も少なくありません。

しかし実際は、当初予想もしていなかった問題が起こって、手続きが遅れることも少なくはありません。なので、事前にスケジュールを明確に伝えておくことが必要になります。

これにより、お客さんからの信頼を失うことなく業務を進めることができ、お客さんの不安も軽減できます。

万が一、手続きに遅延が生じた場合にも、事前に説明があったことで、お客さんの理解を得やすくトラブルになりにくくなります。

それは「一方的な説明をしない」ということです。お客さんの意思を無視して説明を続けては、依頼を逃してしまう場合もあるので注意しましょう。

手続きにかかるスケジュールの説明を行う際は、一方的に情報を伝えるだけではダメです。お客さんにスケジュールを理解し納得してもらう必要があります。

そのために「対話形式」で説明を進めることが大切です。

例えば「行政側の都合で手続きが遅れることがあります。手続きが遅れることで何か心配なことはありませんか？」とか「この手続きに2週間ほどかかります。この期間に何かご不明な点があれば何でも聞いてください」とお客さんに伝えるといった感じです。

くれぐれも一方的な説明は禁物です。依頼人によっては、質問することに不慣れな方もいますので、積極的に質問を促すことも重要です。

手続きにかかるスケジュールを説明している途中で、どれだけお客さんの理解が深まっているのか確認を入れることも大切です。

そうすることで、勘違いを防止したり、信頼関係を築くことができます。

上記のような感じで、ときどき確認を入れましょう。たとえ、お客さんからの疑問や質問が無かったとしても、行政書士から上記のような確認をされたお客さんは、安心感を抱きやすくなります。

こうした確認をしないで話を進めてしまうと、手続きの途中でお客さんとの間に問題が発生することもあるので注意しましょう。

よくある質問については、印刷した紙を渡したり、事務所のホームページに記載したりしておくと親切です。やり取りする時間を短縮するのにも役立ちます。

ここまで説明してきたことを実践すれば、業務をスムーズに進めることができると思いますが、最後にひとつ重要なことをお伝えします。

それは、行政書士として成功するには「お客さんに合わせた柔軟な対応」が大切だということです。

お客さんとの対話を通じて、単なるスケジュールの説明を超えた関係を築くことができれば、自然と依頼が増えるので行政書士としての収入も安定します。

一人一人のニーズに応じた対応を心がけ、信頼を積み重ねていくことが大切です。

ちなみに、お客さんに合わせた柔軟な対応をするには「コミュニケーション能力」が必要になります。

開業して間もない行政書士の中には、コミュニケーション能力に自信がないという方も少なくないと思いますが、コミュニケーションを鍛えるには経験を積んでいくしかありません。

積極的に人と会話をして、どのようにすればコミュニケーションが上手くとれるか学んでいきましょう。

最初からうまくできる人はいないので焦る必要はありません。失敗を繰り返しながらでも続けていけばコミュニケーション能力は向上します。

今回は、行政書士が知っておくべきこととして「手続きにかかるスケジュールを事前にお客さんへ説明する必要性と注意点」について解説しました。

事前に、手続きにかかるスケジュールを説明することは、行政書士にとって重要な業務の一環です。

分かりやすく明確に説明をした上で、話した内容についての理解度を確認していけば、お客さんとのトラブルを防ぎ良い関係を築くことができます。

ご紹介したポイントに注意をして実践してみてください。訪問者や顧客が満足できるサービスを提供するために役立ちます。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。