行政書士が面談をする場合どのくらいの時間で終わらせるべき？【目安】

お客さんとの面談は、行政書士として成功するためにとても重要です。仕事を得るには、面談によってお客さんとの信頼を築くことが不可欠だからです。

次のような疑問を持たれる方もいると思います。

今回は「行政書士が面談をする場合どのくらいの時間で終わらせるべき？」という質問について解説します。

本文を読めば、効率的かつ効果的な進行のための面談時間が分かります。面談時の服装などについてもご紹介しています。

行政書士が面談をする場合どのくらいの時間で終わらせるべき？

まず、面談の目的を明確にすることが重要です。

お客さんとの初回の面談時間は、次のようなことを把握するのが一般的です。

上記のことから、お客さんの希望や悩みを理解し、行政書士としてアドバイスを行います。具体的な時間にすると、30分から1時間を目安にするのがおすすめです。

ちなみに、面談時の服装はスーツにバッジが無難です。

ひと昔前のドラマの影響なのか？たまに私服で対応する方がいますが、お客さんによってはマイナスの印象を持たれることがあるので注意しましょう。

第一印象は、本当に大事ですからね。今後の関係を考え、行政書士として少しでも印象が良くなるようにしましょう。

そのお客さんとの付き合いが長くなり、良い関係を築けているようならカジュアルな私服でも問題ないと思いますが、それまではスーツにバッジがおすすめです。

その昔、初めて会うお客さんにカジュアルな私服で対応した行政書士がいましたが、そのお客さんから依頼はもらえなかったそうです。

その行政書士は「服装のせい？」とぼやいていましたが、後々そんなことを思わないためにも、服装には注意しましょう。

一般のお客さんは、行政書士に対してスーツにバッジをつけて仕事をしているというイメージを持っている方が多いです。

なので、そのイメージ通りのほうが、変な印象は残りません。あまりにラフな服装は「この行政書士に任せても大丈夫？」と不信感を持たれることがあるので注意です。

先ほど面談時間の目安を「30分～1時間」と説明しましたが、お客さんの状況に合わせて柔軟に対応することも必要です。

特に、複雑な案件についての相談の場合、時間が必要となることもありますからね。

なので、面談時間を仮に1時間と設定した場合でも、話の内容に合わせて、柔軟に面談時間を伸ばすなどの対応が必要です。

無理に時間を短くしようとすると、お客さんに不満を持たれることがあるので注意しましょう。

「時間」は、お客さんにとっても貴重なものなので、無駄に面談時間を伸ばさないことも大切です。説明がダラダラと長引かないよう、重要なポイントに絞って話を進めるようにしましょう。

あらかじめ、具体的な質問を準備しておき、業務に必要な情報を効率的に聞き出すようにするのがおすすめです。

必要な情報が互いに得られれば、10分や20分程度で面談を終わらせても問題ないと思います。双方の時間を有意義に活用できますので、むしろ良いことです。

ちなみに、１時間以上面談が続くと、互いに疲れてしまうこともあるので、状況を見て少し休憩を入れたり、別の日に面談をすることも考えましょう。

面談の際に必要になりそうなものは、事前に手元に準備しておきましょう。

専門書や六法、相談内容について調べた資料など、面談が始まってから取りに行くのではなく、手元に置いておいて、必要なときにすぐに使える状態にしておきます。

そうした方が話もスムーズに進みますし、時間も節約できます。

無事に面談が終わった後も、お客さんに対するフォローアップは必要です。

面談の時に話した内容を忘れないために、まとめた内容をまとめたメールを送ったり、面談時に答えられなかった質問など調べて送ったりします。

そうすることでお客さんに安心感を与えることができます。

こうしたフォローアップは、お客さんとの信頼関係が強化されるので必ず行いましょう。リピート依頼や紹介につながる可能性が高まります。

今回は「行政書士が面談をする場合どのくらいの時間で終わらせるべき？」という質問について解説しました。

面談時間の目安としては、30分から1時間を見込みつつ、お客さんのニーズや相談内容に応じた柔軟な対応を心掛けてください。

そして、行政書士として成功するためには、面談の質を高めることが不可欠ですので、必要なものは事前に準備しておきましょう。

時間を有効活用することで、お客さんから信頼できるパートナーとしての立ち位置を築くこともできます。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。