【行政書士】問い合わせから面談にもっていくには？

今回は、行政書士の「面談」に関する記事です。

問い合わせから面談にもっていくには？

という質問に答えます。

という方は、この記事を読んでみてください。
参考になれば幸いです。

問い合わせの段階で「話しすぎない」ということです。

通常、問い合わせはメールか電話で受けると思いますが、聞かれた内容にすべて答えてしまうと、問い合わせをしてきた人は満足して行政書士に用がなくなってしまいます。

それでは、面談までもっていくことはできませんよね。面談から依頼されることが多いのを考えると、これでは仕事が減ってしまいます。

私も、開業して間もない頃は、問い合わせの段階で何でも答えてしまい、成約までいかないことがよくありました。

そういった意地悪的な感じをすすめているわけではありません。

そもそも電話やメールでの問い合わせに対して、具体的に答えたり、答えを断言したりするべきではないということです。

そういった答えは、問い合わせをしてきた人と直接会って、公的な書類などを専門家としてしっかりと確認してからにするべきということです。

問い合わせをしてくる人で、たまに電話やメールで詳細な説明をしようとする人もいますが、問い合わせをしてきた人が書類の見方を間違えていたりすることもありますから、その言葉を鵜呑みにして返答するのは危険です。

たとえ、ある程度、専門家として解決策の予想がついたとしても、そもそもその前提が間違っている可能性もあるので安易に答えるのはトラブルの原因になります。

こうした危険があることを問い合わせのときにしっかりと説明すれば、期待を裏切ることにはなりませんし、面談する必要性を理解してもらえるはずです。

問い合わせ段階での質問の答え方

先ほど、電話やメールでの問い合わせに対して、具体的に答えたり、答えを断言したりするのはやめたほうがいいということを説明しました。

では、どういった感じで答えるのが正解なのか？

問い合わせ段階では、一般的な答えに留めるのが正解です。
できる限り、個別具体的に答えるのは避けましょう。

依頼を受けるにあたっては、相手の表情を読み取ることも大切です。

面談の場合、相手の表情から読み取れることが結構あります。不安や不満に思っている点などは表情に出やすいですからね。

それらを無視して話を進めると、思いもよらないところで問題となることもあります。

相手が、一般的な回答に満足できず個別具体的な回答を求めてきた場合にはどうすればいいのか？

面談をすすめましょう。

電話やメールでは、公的な書類を直接確認できませんからね。返答に責任が持てないので、一般的な回答しかできないことを伝えれば納得してくれるはずです。

私の経験上は、この流れで面談の日時を決めることが多いです。この段階で、期待した答えが返ってこないからと怒り出す人はいませんでした。なので、しっかりとした態度で対応すれば問題ありません。

少し話はそれますが、問い合わせの受けた時にやると便利なことをご紹介します。

それは、問い合わせの際に確認することのリストを作っておくことです。

これらの内容を、A４用紙に印刷して電話の横に置いておきます。各項目の横に書き込めるように空欄を作っておくと便利です。

そして、問い合わせがあったら、電話で話をしながら記入していきます。

たまに、こちらに話す隙を与えないくらい、マシンガンのように自分の話ばかりする人もいます。大抵は話がそれまくります。そういったときに必要なことを聞き忘れないためにも確認リストは便利です。

問い合わせのときに、上記のことを確認するほか、手元にある書類を確認して、面談の日に持ってきてもらえるように伝えましょう。

ちなみに、追加の書類は要求しないほうがいいです。その準備に時間がかかって、面談が先延ばしにされる可能性があるからです。先延ばしは、面談自体が中止になる可能性もあるので注意です。

手元にある書類だけを持ってきてもらって、その他必要なものがあれば、行政書士側で取り寄せたほうが影響がありません。

面談の際に、あらかじめ委任状を作っておくと便利です。主要な部分を空欄にしておいて、手書きで記入できるものを作っておきます。書類によっては印鑑が必要となるので、念のため持ってきて欲しいと事前に伝えておきましょう。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。