今回は、行政書士の「面談」に関する記事です。
行政書士がお客さんとの面談のときに、事前に準備しておいたほうがいい資料のひとつをご紹介します。
それは『全体の業務の流れ』を記載した資料です。
詳しく解説します。
開業して間もない行政書士向けの記事です。
参考になれば幸いです。
行政書士が面談のときに準備しておいたほうがいい資料
お客さんとの面談のときに「全体の業務の流れ」を記載した資料を事前に準備しておくと便利なのでおすすめです。
行政書士事務所に相談にくる人は、多くの場合「緊張」しています。
ただでさえ、分かりづらい法律や手続きの説明を理解してもらうのに、緊張している状態では普段理解できる内容も理解できないことが予想されます。
なので、お客さんに少しでも理解してもらうため、全体の業務の流れを記載した資料を作成しておきましょう。
そうすれば少なくとも、依頼することによって行政書士がどんな業務を行うのか？どんな手続きが必要になるのか？などが明確になります。
全体の業務の流れを順番に説明する
面談の際には、全体の業務の流れを順番に説明していきます。資料の該当する箇所を示しながら、お客さんの理解に合わせて説明を進めると親切です。
あくまで全体の業務の流れを知ってもらうことが目的なので、細かく説明しすぎないのがポイントです。
それと、行政書士として相談を受けているときによくあるのですが、面談のときのお客さんの話は脱線しがちです。
ある程度のところで、話を戻さないと業務の説明が進まないまま何時間も経ってしまいます。こうしたときも、全体の業務の流れを記載した資料は、話を戻すのに役立ちます。
少なくとも、行政書士がその資料の説明を最後までする必要がるということは、お客さんにも伝わりますから、脱線した話をお客さんのほうでも元に戻すことを意識してもらえます。
面談のときに、まずはこの資料を作成しておくと、行政書士として「業務の重要な点を説明するのを忘れる」というミスも防げるのでおすすめです。
どういったものを作ればいいか？
そんな立派なものでなくても大丈夫です。
A4用紙2〜3枚ほどを目安に、業務の最初から完了までを簡単に記載したものを作成してみましょう。作業ごとに目安となる「期間」を記載してあげると業務がスムーズに進むと思います。
お客さんからすると、どの作業がどのくらい時間がかかるのかは分かりませんからね。「遅い！」というクレームの予防にもなります。
ちなみに、全体の業務の流れを記載した資料を作成するためには、電話やメールでの問い合わせの段階で、依頼の内容をある程度聞いておく必要がありますので、確認する内容のリストなどを作成して聞き忘れないようにしましょう。
「全体の業務の流れ」を記載した資料を作成する際の注意点
それは、あまり細かく書きすぎないということです。
細かく書きすぎると読んでもらえなくなります。文字がびっしりと書かれた用紙を渡されても、普通は読む気がしないですよね。
全体の業務の流れの作成は「見やすさ」や「分かりやすさ」が優先です。
図や表、色、絵などを入れて、できる限り見やすく分かりやすくしましょう。
見やすいかどうかの判断
作成したものを、家族や友人に読んでもらって感想を聞きましょう。
自分がどんなに見やすい、分かりやすいと感じた資料でも、他人が見たらそうでないことはよくあります。
なので、素直な感想を言ってくれる人に、最終確認をしてもらうのがおすすめです。
私も、行政書士の資格で開業した頃は、作成した資料をよく家族に読んでもらっていました。自分が思ってもいなかった点を「分かりずらい」と指摘されたり、かなり参考になりました。
行政書士の報酬額の説明も一緒にする
どのタイミングで行政書士の報酬額についての説明をするかは、行政書士によって違いはあると思いますが、この全体の業務の流れの説明をしたときに一緒に説明をするのがおすすめです。
大抵のお客さんは、行政書士への報酬額が高いと感じます。それは、行政書士が依頼を受けたあとに、どんな作業をするかが分からないからです。
なので、全体の業務の流れを説明したときに報酬額の説明を一緒にすると、支払う金額が行政書士の作業内容と釣り合っているのかの判断がしやすくなり、依頼をしてくれる可能性が高くなります。
ちなみに、報酬額については、口頭で説明した内容を書面にして渡してあげると親切です。行政書士によっては、かなり分かりづらい計算方法で報酬額を設定している人もいますからね。
お客さんとしては「最終的にいくらかかるのか？」という点が重要です。金額がはっきりと分からない状態では、依頼をしたくてもできないので注意です。
今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
