【行政書士】相談者の話を軌道修正するためのテクニック【話の脱線】

こんにちは、ヒロです。

行政書士として相談を受けることは多いと思います。そういった時、相談者の話が脱線してしまうことはないですか？

よくあることなので、多くの方が経験していると思います。私の場合は、むしろ話が脱線しない方が珍しいくらいです。

相談者の多くは、滅多に利用しない行政書士を相手に、自分の考えや感情を整理するのが難しくなっています。

なので、話し始めるとつい関係のない話題に流れてしまうことがあります。　

相談者の話を軌道修正するためのテクニック

行政書士として、相談者の話をしっかりと聞くことは大切なことです。

しかし、そうは言ってもいつまでも脱線した話を聞いているわけにはいきません。相談者の抱える問題を整理しつつ、専門家として的確なアドバイスを提供する必要があるからです。

そのため、相談者の話が脱線してしまった場合、適切なアプローチを通じて会話の流れを整えることが求められます。

ポイントは、次の3つです。

順番に説明します。

まず最初にすることは、話を軌道修正する前提として、相談者の話をしっかりと聞くことです。

話が脱線したと思っても、相談者の気持ちや考えを理解するために、まずその話を聞く姿勢を取ることが大切です。

行政書士の業務とは関係のない話をするかもしれませんが、相談者が何を考え思っているかを知ることは必要なことです。

聞いている途中で、重要なことを話し始めることも少なくありませんからね。

行政書士がしっかりと話を聴く姿勢でいると、多くの相談者は安心感を持ちます。

この安心感を与えるということが、とても大切で次のような効果が期待できます。

上記のように、行政書士としてもメリットが大きいので、安心感を与えられるように話を聴くことが必要です。

相談者の話をしっかりと聴いていると、行政書士の元に相談にきた問題の核心に迫る「キーワード」や「フレーズ」が飛び出してくることがあります。

そういった重要なキーワードやフレーズは、見逃さないようにしましょう。脱線してしまった話を元の状態に戻すための、良いキッカケになるからです。

「今、〇〇とおっしゃいましたが、もう少し詳しく教えていただけますか？」

という形で質問を投げかけ、相談者を再び本題へ戻すきっかけを作ります。

相談者が話を脱線させていると感じた時には、さりげなく話を戻すフレーズを使ってみましょう。

例えば、次のようなフレーズです。

相談との話の流れに合わせて、上手く上記のフレーズを用いることができれば、相談者も自然体で会話を続けることができます。

最後に、相談者が話す内容が、たとえ行政書士業務と関連性が薄く感じられたとしても、その話を愛情を持って受け止めるようにしましょう。

行政書士にとって日常的な業務であっても、相談者にとっては非常に重要な時間であり大切なものです。

親身になって聞くことで、より深いコミュニケーションが可能になります。

相談者と信頼関係を築くことにもつながりますので「話を聴く姿勢」には注意をしましょう。

今回は、相談者の話が脱線したとき、行政書士が相談者の話を軌道修正するためのテクニックについて解説しました。

行政書士として相談者の話を受け止め、効果的に軌道修正するためには、次のようなポイントがあります。

どのように対処するにしても、相談をスムーズに進めていくためには「聞く姿勢」と「共感力」が必要になります。

上記のテクニックを駆使して、相談者との信頼関係を深めていきましょう。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。