【行政書士開業】相談者に分かりやすく説明をするには？【相談業務】

今回は、行政書士の「相談業務」に関する記事です。

相談者に分かりやすく説明をするには？

という質問について解説します。

新人の行政書士の方で、これから行政書士の相談業務を行う予定がある方は、ぜひ読んでみてください。

相談者に分かりやすく説明をするには？

話の最初に、着手から業務完了までの全体の流れを説明すると、相談者に分かりやすく説明をすることができます。

当然、相談者の話をしっかりと聞いたうえでですが。

詳細な説明は、全体の流れを把握してもらったうえで行います。
そのほうが、相談者は話を理解しやすいですからね。

それに、安心もできます。最初に全体の流れを知ることで、何をすれば悩みが解消されるかのゴールを知ることができますから。

手続きの最初から細かく説明されると、なかなかゴールにたどり着けずに相談者は不安になります。「いったい、いつになったら悩みが解消されるのだろう・・・」と、気持ちが落ち着かなくなります。

人によるかもしれませんが、行政書士試験でも最初に全体を把握してから、各科目の勉強をしたほうが理解しやすいですよね。

なので、相談者と話す際は、ざっくりでもいいので全体の説明をしてから詳細の説明をするのがおすすめです。分かりやすく説明をしたいという方は試してみてください。

相談者から「依頼者」となったら、相手に分かりやすい説明をするために、依頼者の性格に合わせた説明をしたほうがいい場合があります。

いろいろな人がいますからね。

例えば、次のようなタイプの人がよくいると思います。

丸投げしたいタイプの人に、細かく何時間も説明をしても話をあまり聞いてくれませんし意味がないと思います。なので、重要な部分のみをしっかりと説明してあげたほうが理解もしてくれますし依頼者のストレスになりません。

逆に、把握したいタイプの人に重要な部分をしっかりと説明するだけでは物足りない場合があります。なので、時間をかけて詳細に説明をしてあげたほうが安心してもらえます。

こうした感じで、依頼者のタイプによって説明の仕方を変えるのがおすすめです。その方が依頼者もストレスを感じませんので、その後の話がスムーズに進みます。

ちなみに、その昔、私がサラリーマンだった頃、相手の性格を考えずに何時間も詳細に説明した新入社員がいて、クレームになったことがありました。説明する内容にもよりますが、相手の性格や状況に合わせて説明の仕方を変えるのは結構重要です。

ちゃんと説明できるか不安という人は、自分のことだけでなく、相手のことも考えてあげると上手くいくのではないかと思います。

とはいえ、どんな相手でも必要最低限の説明は必要です。
説明すべきところはしっかりと説明するようにしましょう。

「説明されていない！」「聞いてない！」など後々トラブルになる可能性がありますから注意が必要です。

後々トラブルとなりやすいのは、次の2つです。

この2つは本当にトラブルになりやすいので、どんな依頼者でもしっかりと説明するようにしましょう。

ちなみに、私の場合、重要なことは、説明に加えて書面で渡すようにしています。そうすることによって、後々「聞いていない」などのトラブルを未然に防いでいます。

おすすめなので、やっていない方は試してみてください。

それは、相談の段階から相手に「安心感を与えること」を意識して話すことです。

今回、説明したように話す順序もそうですが、相談を受ける側の行政書士の態度なども重要です。頼りにしている行政書士が、不安な態度では相手も不安になりますからね。

相談者は、不安や悩みを解消したいからこそ行政書士のところに来ています。安心してもらうために堂々とした態度が必要です。相手に安心感を与えることができれば、自然と成約に結びつきます。

誰でも、何か不安に思うことがあるとき「安心感を与えてくれる」「解決をしてくれる」という人が現れたら頼りたくなりますよね。

ちなみに、相談業務は、回数をこなして経験を積んでいけば、どんな点に気を付けて話をすれば成約につながりやすいのかが分かるようにもなっていきます。

所属している行政書士会が支部活動の一環として「無料相談会」などを実施していると思います。そういった場を利用して、相談業務の経験を積んでいくという方法もあります。

そうした経験は、いずれ自信となるので、できる限り積むのがおすすめです。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。