【行政書士開業】説明中にお客さんの理解度を確認する必要性

行政書士として相談や依頼を受けることは多くあります。その際に重要なのがお客さんと上手くコミュニケーションをとることです。

今回は「説明中にお客さんの理解度を確認する必要性」について解説します。理解度を確認しないと、どんな問題が起こるのか？

ちなみに、お客さんへの理解度の確認とは、行政書士がお客さんに対する説明の中で、次のような確認をとる行為です。

開業して間もない行政書士向けの記事です。
参考になれば幸いです。

説明中にお客さんの理解度を確認する必要性

行政書士が業務に関する説明をする際に、お客さんの理解度を確認することで、次のような効果が期待できます。

順番に説明します。

行政書士がお客さんからの信頼を得るためには、お客さんに寄り添ったサポートをする必要があります。

そういったサポートをすることで、法律や手続きに関して疑問や不安を抱いているお客さんに安心感を与えることができます。

行政書士が業務に関する説明をする際に、お客さんの理解度を確認することは、お客さんに寄り添ったサポートをすることにつながり、結果として「自分のことを考えてくれている行政書士」という印象を与えることができます。

こうしたお客さんとのやり取りは、信頼関係を築くことになります。

行政書士として最初から、お客さんに対して完璧な説明をすることは難しいです。

なので、お客さんの理解度を確認することで、行政書士としての説明の仕方を見直すことができます。それを繰り返していけば、提供するサービスの向上に繋がります。

上記のような点を確認することで、次回以降の説明を改善することができます。

行政書士が扱う手続きには、多くの法律用語や専門用語が使われています。そのため、行政書士からの説明の際に、それが正確にお客さんに伝わっていない可能性もあります。

本来、お客さんに説明をする際には、できる限り専門用語は使わないようにしなければなりませんが、慣れていないと無意識で専門用語を使ってしまうこともあります。

なので、説明の最中にお客さんが理解しているかどうかの確認をとることで、お客さんの誤解を防ぐことができます。

理解していない点や勘違いしている点があったら、その場で丁寧に説明をして、誤解によるその後のトラブルを避けることが可能になります。

お客さんに理解度を確認する行為は、行政書士としてお客さんの希望をしっかりと理解しているのかの確認にもなります。

説明することに慣れていないお客さんもいますからね。行政書士側が話しを理解していない可能性も十分にありえます。

また、理解度を確認した際のお客さんの反応で、新たな情報を得たりすることも珍しくないので、情報を引き出すという効果も期待できます。

満足度の高いサービスを提供するには、行政書士の説明をお客さんが正確に理解しているだけでなく、行政書士側もお客さんの話を正確に理解している必要があります。そうしないと、的確なアドバイスはできませんからね。

行政書士が扱う複雑な手続きを、分かりやすくお客さんに説明するためには「図」や「表」「イラスト」などを使用すると効果的です。

ある程度知識のあるお客さんであれば、口頭での説明だけでも足りますが、そうでないお客さんの場合は、視覚的な情報を一緒に提供したほうが理解度が増します。

印刷して持ち帰ってもらえば、記憶の定着にもつながるので、「聞いていない」「忘れた」などのトラブル防止にもつながります。

こうした説明の際の図や表、イラストなどは、簡単な修正を加えるだけで、他のお客さんにも使えるので、一度作成しておくと便利です。

今回は、行政書士として活動するのにあたり重要な「説明中にお客さんの理解度を確認する必要性」について解説しました。

行政書士として成功するためには、お客さんとのコミュニケーションが何よりも重要です。それを助けるのが、説明の最中にお客さんの理解度を確認する行為です。

しっかりと確認することで、次のような効果が期待できます。

上記のような効果は、お客さんが満足のいくサービスを受けることだけでなく、行政書士が質の高いサービスを提供することにも繋がります。

これまで説明中にお客さんの理解度を確認していなかった方は、ぜひ取り入れてみてください。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。