【行政書士】面談日の当日に、相談者が予約の時間になっても来ないときの対処法

行政書士として活動していると、相談を受けることが多くあると思います。行政書士にとって相談は、仕事を得るために非常に重要なプロセスとなっています。

しかし、時には、相談者が予約した時間になっても現れないこともあります。

今回は「面談日の当日に、相談者が予約の時間になっても来ないときの対処法」について解説します。

長く行政書士をやっていると、こうしたこともたまにあるのですが、開業して間もない方にとっては突然のことで驚かれると思います。このような状況になった場合、どう対処すればいいのか？

行政書士の資格で成功するためには、こうしたとき柔軟で適切な対応が求められます。開業して間もない方向けの記事です。参考になれば幸いです。

予約の前日に連絡をしておく

面談日の当日に相談者が予約の時間になっても来ない理由は、様々なことが考えられますが、その中に単純に「忘れてた」とうことがあります。

まずは、そうならないための予防策として、予約日の前日に相談者に連絡をしておきましょう。予約が午後であれば、午前中に連絡してもいいと思います。

電話やメールをすることによって、相談者の状況が確認できます。状況に合わせて対応すれば時間を無駄にしないで済みます。

こうした行政書士側の行動は、信頼関係を築くためにも有効ですので、面談の予約が入った際には全ての相談者に実施することをおすすめします。

前日に予約確認の連絡をしたにもかかわらず、当日に相談者が現れない時は、すぐに連絡を取ることが大切です。

電話で連絡が繋がらない場合は、テキストメッセージでもいいので状況を尋ねてみましょう。連絡がつきましたら、まずは何らかの事故や事件に巻き込まれていないか？無事であることの確認を取りましょう。

その上で遅れている理由を聞いて臨機応変に対応します。くれぐれも配慮ある言葉で連絡することを忘れないようにしましょう。

相談者も時間に遅れていることは分かっているのですから、まずは安心させることが大切です。

場合によっては、予約がキャンセルされ別の日になるかもしれませんが、そこまでして相談したいということは、依頼してくれる可能性が高いということでもあります。

相談者が予約時間に来なかった理由は、本当に様々だと思います。

その他、想像もできない理由で予約の時間になっても来ないということもあると思います。まず、状況を理解することが大切です。

そして、どんな理由だったとしても感情的にならないように心がけましょう。過剰に責任を追及したりしても、良いことはないですからね。

相談者の状況を把握して適切に対応することで、今後の関係をより強固なものにできる可能性もありますので冷静に対応しましょう。

結局、予定していた時間に相談者が来ないということもあると思います。

それにより、たとえ時間が空いてしまったとしても、自分のプロフェッショナルな姿勢を崩さないことが大切です。

時間を無駄にしないために、他の業務を進めるなどポジティブな行動を心がけましょう。こうしたことで自分のペースを乱していたら、キリがないですからね。

私の場合は、優先順位をつけて業務を進めているので、突然予定が空いてしまったときは、次に優先順位の高い業務に取り掛かるようにしています。

約束の時間に現れなかった理由が「道に迷った」というものだった場合、行政書士事務所のホームページやパンフレットに記載されている案内が「分かりづらい」という可能性もあります。

Googleマップを利用している方も多いと思いますが、場合によってはオリジナルの地図を作成するなど、分かりやすくするために改善することも必要です。

相談者に「どういった点が分かりづらかったのか？」を聞いて、その意見を参考にするのもいいと思います。

今回は「面談日の当日に相談者が予約の時間になっても来ないときの対処法」について解説しました。

たとえ相談者が約束の時間になっても現れなかったとしても、まずは冷静に対応することが大切です。くれぐれも感情的にならないようにしましょう。

前日に予約の確認をすることで相談者の「忘れ」を防いだり、予約の時間経過後にすぐに電話連絡して状況を理解する姿勢を取ることで、相談者との長期的な関係を構築できることもあります。

どんな状況でもプロフェッショナルな態度を保つようにしましょう。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。