行政書士として成功するために必要なコミュニケーション能力とは？

今回は、行政書士の「能力」に関する記事です。

行政書士として成功するために必要なコミュニケーション能力とは？

という質問について答えます。

行政書士として成功している人の特徴のひとつとして、コミュニケーション能力が優れていることがあります。

コミュニケーション能力が高いと、お客さんとの信頼関係を築けるほか、同業者である行政書士や提携している他士業とも良好な関係を築くことができます。

行政書士にとって、どんなコミュニケーション能力が必要とされるかを、私の経験からお話していきます。

最低限として、次の2つのコミュニケーション能力が、行政書士として成功するためには必要になります。

それぞれ詳しく説明します。

最初に必要となるのが「相手の話をしっかりと聞く」ということです。

相手の話をしっかりと聞くことで、上記のことを正確に把握することができます。

これができないと、依頼を受任することはできませんし、たとえ依頼を受任して完遂できたとしても、依頼人の希望とは結果が違うものになったりとトラブルの原因になることもあります。

しっかりと話を聞いた上で、不明な点を相手に質問していくと、現在の状況が正確に把握できるようになるので、この能力は非常に重要です。

他士業と一緒に仕事をする際にも、必要となるコミュニケーション能力なので、身につけたいスキルです。

所属している行政書士会で、定期的に無料相談会を実施しているのですが、しっかりと相手の話を聞くことができない行政書士は結構います。

相談者の話を最後まで聞かないで説明を開始してしまったり、そもそも相談者の言っていることが理解できていなかったり・・・相談者の話が複雑なわけでもないのですけどね。

説明している行政書士としては気分が良いのかもしれませんが、相談者としては本来聞きたいことの説明でなかったりするのでストレスだと思います。

しっかりと相手の話を聞いた上で、行政書士という専門家として明確な説明をする能力も必要です。

行政書士が扱う業務の内容は複雑なものが多いので、説明の分かりやすさは、相談者が依頼をするかの重要な判断材料になります。

説明する相手によって「理解度」も変わってきますので、相手に合わせて説明の仕方を変えていくことも重要です。

それができると、お客さんに安心感を与えることができるので、依頼をしてくれる可能性が高まります。

ちなみに、この説明をする能力も、他士業と一緒に仕事をするときに必要となるスキルです。正確に状況を説明することでトラブルの防止になります。

一般の方へ説明をする際は、できる限り専門用語は使わないようにしましょう。

行政書士としてコミュニケーション能力を向上させるためには？

次のことをすると、行政書士として成功するために必要なコミュニケーション能力を向上させることができます。

それぞれ解説します。

先ほど説明した「相手の話をしっかり聞くこと」「相手に明確な説明をすること」といったコミュニケーション能力は、練習することによって向上させることができます。

人の集まる場所に積極的に参加して、コミュニケーションをとる経験を積む方法が理想ですが、ハードルが高いようなら家族や友人を相手に練習するといった方法もあります。

ネットで検索すると、コミュニケーション能力を向上させるための様々なセミナーを見つけることができます。

こうしたセミナーに参加するのも一つの方法です。

セミナーによって、コミュニケーション能力を向上させるための方法が違いますので、自分に合ったものを探して参加してみましょう。

ただし、中には参加費の割に内容が薄いものもあるので、しっかりと調べたうえで申し込みをすることをおすすめします。

相談されることが多いのに、成約件数が少ないという行政書士は、コミュニケーション能力が原因のこともあります。

今回ご説明したコミュニケーション能力は、あくまで行政書士としての専門的な知識があることが前提となっています。

行政書士会の研修会や勉強会、セミナー、異業種交流会などに積極的に参加して、実務で必要な専門的な知識を得たり、多くの人たちと交流して情報交換するなど、専門とする分野の情報は最新の状態にしておきましょう。

こうして得た情報は、お客さんや同業者である行政書士、他士業などとコミュニケーションをとる際に活かすこともできます。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。