【行政書士開業】電話対応で売上が変わる？ビジネスチャンスを逃さないためには？

今回は、行政書士事務所の「電話対応」に関す記事です。

という質問について、行政書士の資格で開業した経験から解説します。

1人で行政書士事務所を運営する方向けの記事です。
参考になれば幸いです。

【行政書士開業】電話対応で売上が変わる？

当然、売上は変わります。

電話対応の悪い行政書士に、仕事を依頼したい人なんていませんからね。今の時代、お客さんに悪い印象を与えると間違いなく依頼に繋がることはありません。

昔は、電話対応の悪い行政書士でも、仕事の依頼はあったそうです。士業が「偉そう」と言われていた時代です。

その時代は、資格名の入った看板さえ事務所の前に設置しておけば、お客さんのほうから事務所へ助けて欲しいと依頼してきたそうです。そういった依頼の受け方なので、自分が偉いと勘違いしてしまう士業がたくさんいたそうです。

現在は、行政書士の資格で開業するにあたって「電話対応」は、事務所の信頼性にかかわる重要な業務のひとつです。顧客満足にもつながります。

しっかりとした電話対応をすることで、お客さんからの印象がよくなり、成約にもつながりやすくなります。

次のとおり。

順番に説明します。

電話に出た人の感じが悪いことはよくあります。
これは良くないですよね。

私も、行政書士に限らず士業の事務所によく電話をかけるのですが、その事務所の代表となる先生の対応がよくても、事務員が代わりに電話に出たときの対応が不愛想で感じの悪いときがあります。

事務員に対して、しっかりとした指導をされていないことで起こる問題だと思います。その代表の先生がすばらしい人だと、そこで評価を下げるのはもったいないですよね。

これも多いです。
電話に出れないときのために「留守番電話」は必須だと思います。

すぐに折り返しができるのなら問題ないですが、毎回すぐに折り返すのも無理でしょうから、電話をしたほうは、まったく要件を伝えられません。

留守番電話に関しては、こうしたこととあわせて、逆に留守番電話にメッセージを残さない人も困りますよね。

私の場合は、留守番電話にメッセージを残さない人に対しても、急ぎの用件だったら悪いので、すぐに折り返すようにしていますが、せめて何の件なのかはメッセージに残して欲しいといつも思います。

自宅兼事務所の行政書士に多いです。
電話をすると、子どもが電話に出てしまうというケースです。

電話がこうした状態にあると、よく起こります。自宅兼事務所で、行政書士業をやるのは問題ありませんが、電話の扱いがこうした感じなのはよくないです。

行政書士が扱うものの中には、お客さんの人生を左右するほどのものもあります。お客さんはその悩みを解決して欲しくて、行政書士事務所に電話をしてきているわけで、その電話に子供が出ては「この行政書士は大丈夫かな？」と、思われても仕方がないですよね。

次のとおり。

順番に説明します。

電話代行サービスは、事務所にかかってきた電話を、外部の専門オペレーターが出て対応してくれるサービスです。電話の内容をすぐに報告してくれるので、事務員を雇ったのと同じような電話対応が可能になります。

電話代行サービスは、私も開業して間もない頃に利用を考えていました。電話の内容をメールで送ってくれるところもあり、かなり便利そうだったので。

しかし、結局のところ、開業当初は仕事も少なかったので、費用を考えて利用をやめました。自分で受けたほうが安く済みますからね。

電話が頻繁にかかってくる事務所なら、利用すると便利なサービスだと思います。

比較的費用も安く、固定電話を契約していれば簡単に利用できるので「転送電話」を設定してる行政書士は多いと思います。

私が運営する行政書士事務所でも利用しています。一人の事務所なので、運転中や面談中で電話に出れないことが多いですからね。私の事務所では必須のサービスです。

ちなみに、費用がもったいないからと、どのサービスも利用しないというのは、やめておいたほうがいいです。連絡がとれないことで失うビジネスチャンスのほうが、利用料金よりもよっぽど高くなりますからね。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。