【行政書士】無料相談会での相談者からの質問は記録を残したほうがいいのか？

行政書士として無料相談会を開催する人も多いと思います。

今回は、行政書士の「無料相談会」に関する記事です。

相談者からの質問は記録を残したほうがいいのか？

という質問について解説します。

無料相談会での相談者からの質問は記録を残したほうがいいのか？

記録して残しておくことをおすすめします。

相談が終わった段階で、次のことをメモしておきます。

少なくとも、この2つは記録しておきましょう。

こうした情報をを残すことで、一般の人が悩んでいることや知りたいことが把握できますし、次に同じ質問があった場合、より適切な返答をするための資料にもなります。

無料相談会を開催したのが個人であれば、その資料は事務所の財産になりますので、しっかりと保管しておきましょう。

無料相談会では、様々な質問を受けます。
中には行政書士の業務に関係のない質問も多いです。

士業に関わりのある人でないと、どの士業がどの業務をやっているかなんて分かりませんからね。当然、行政書士の仕事内容も知られていませんから、結果として不動産登記や税金のことを質問されることもあります。

ただし、行政書士は法律系の国家資格だということは広まっています。なので「遺言・相続」に関する質問をされることが多いです。地域によるのかもしれませんが、私のところでは、時期や場所を変えて無料相談会を実施しても、だいたい7割〜8割は遺言や相続に関する相談です。

普段、遺言や相続業務以外を専門にされている行政書士も、無料相談会のときには遺言や相続に関する質問をされるので復習しておく必要があります。

たしかに、1回の無料祖段階の相談件数はそんなにも多くはないのかもしれませんが、それが何度も続くと膨大な件数になります。塵も積もれば山となりますからね。

なので、1回の相談件数が少なくても、しっかりと記録を残しておくのがおすすめです。

記録の保存は絶対ではないですが、本当に不要になればいつでも処分できるものですから、記録を残しておいて損はないです。次の相談会に活かす資料にもなりますので。

個人情報が書いてあるなら「鍵付きのキャビネット」で、個人情報が書いてなければ書棚での保管で問題ないと思います。

相談者の個人情報は、それが流出すると、相談者の迷惑になるだけでなく大問題に発展する可能性がありますので、取扱いには十分に注意しましょう。

私の場合は個人情報を記録しないようにしています。保管するのが大変になりますし、重要視しているのは質問内容のほうだからです。

どうしても何らかの記録を残したいという人は、「70代・男性」とか「50代・女性」といった感じで、個人を特定しない範囲で記録を残す方法もあります。

少し話はそれますが、先ほど話に出た「鍵付きのキャビネット」はとても便利なので、事務所に設置していない人は購入をおすすめします。

鍵付きのキャビネットは、行政書士登録の際に、設置が必要な地域と必要じゃない地域があります。私が行政書士事務所を運営している地域では、鍵付きのキャビネットは、行政書士登録時の支部長調査のときの確認事項に入ってませんでした。

なので、設置の義務はありませんでしたが、開業後に設置しました。行政書士をやっていると必ず個人情報は取り扱いますから必要性を感じて購入しました。

基本的に、個人情報が掲載してある書類はすべて鍵付きのキャビネットに保管するようにしていますので安全です。また、お客さんに対して「こちらの書類は鍵付きのキャビネットで保管します」というと安心してもらえますから設置してよかったと思っています。

鍵付きのキャビネットで保管するにしても、書棚で保管するにしても、資料が膨大になると置く場所に困ると思います。そういった時は、データにしてパソコンで管理するのがおすすめです。

注意点としては、個人情報が流出しないように、パソコンのパスワード設定や、ウィルスソフトの導入は必要です。パソコンで保管すれば、資料の置き場にも困らなくなるので便利です。

ちなみに、ウィルスソフトですが、最近は必要ないという意見を多く聞くようになりましたが、プライベートと兼用で使っているパソコンには導入しておいたほうがいいです。何が原因でウィルスに感染するか分かりませんからね。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。