【行政書士開業】面談時に持ってきて欲しい書類を相談者に指示すると、面談がキャンセルになる？【防止策】

こんにちは、ヒロです。

相談者との面談をするのにあたって、持ってきて欲しい書類を指示することがあると思います。

しかし、相談者の中には、その書類の準備に手間取ったり、面倒に感じたりすることから、面談のキャンセルをしてくる方がいます。

今回は「面談時に持ってきて欲しい書類を相談者に指示すると、面談がキャンセルになる？」という質問について解説します。

どうすればスムーズに面談を進められ、キャンセルを防げるのか考えてみましょう。書類準備のポイントとキャンセル防止策についてお話します。

開業して間もない行政書士向けの記事です。
参考になれば幸いです。

準備を指示する書類の簡略化

まず最初に、面談で持参してもらいたい書類についてですが、全てを準備してもらうという考えは持たないことをおすすめします。

相談者が感じる負担を軽減するためにも、以下の3点を心がけましょう。

順番に説明します。

あまり聞いたことのないような書類の準備を相談者に依頼してしまうと、交付申請に慣れていないことから負担に感じる方もいます。

なので、相談者に準備してもらう書類は、基本的なものに絞った方がいいです。

どうしても必要な場合は、面談時に委任状を書いてもらい、行政書士が交付申請した方がスムーズに進みます。

そもそも新しい書類を、相談者が交付申請して持ってきてもらうこと自体、避けた方がいいケースもあります。

その場合は、相談者の手元にある書類だけ面談に持って来るように指示して、その他の必要書類は、先ほどと同じように委任状で対応します。

相談者によっては、デジタル形式での共有を提案することも一つの手です。

相談者が書類を持参する手間が省けますし、行政書士としても面談の前に書類を確認することができます。

円滑なコミュニケーションを促進できますので、メリットは大きいです。

次に、相談者から面談をキャンセルされないためのコミュニケーションの方法についてお話します。

ポイントは次の3つです。

順番に説明します。

など、面談の内容を明確にすることで、相談者に面談をするメリットを理解してもらいます。

そうすることで、相談者は面談に対して「期待」をするので、面談のキャンセルを防ぐことができます。

面談の日時を設定してもらったことに対して感謝の意を伝えます。

あまり効果がないと思う方もいるかもしれませんが、感謝されるとキャンセルしにくい雰囲気を作ることができますので、十分な効果が期待できます。

面談前日に、メールやラインを送ることも効果的です。

「◯月◯日◯曜日の〇時にお待ちしております」
「持参する書類は〇〇だけで大丈夫です」

こうしたメッセージを送れば、うっかり約束を忘れてしまうことへの防止にもなりますし、相手の不安を和らげることができます。

今回は「面談時に持ってきて欲しい書類を相談者に指示すると、面談がキャンセルになる？」という質問について解説しました。

行政書士として成功を目指す方にとって、面談はとても重要ですが、相談者にとっては、その際の書類準備が負担になってしまうこともあります。

最低限の書類を持参してもらう提案や相手への配慮が必要です。

この記事でご紹介したポイントを押さえて、面談のキャンセルを減らすための対策を講じていきましょう。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。