行政書士として読みやすい文章を書くためのポイント

こんにちは、ヒロです。

行政書士は、文章を書く機会がとても多くあります。

この職業の役割は多岐にわたりますので、法的な文書のほか、申請書や関係者に連絡をする手紙など、種類は様々です。

しかし、作成することが求められる文章は、難解な文章というわけではありません。読みやすく理解しやすい文章を書くことが求められます。

今回は「行政書士として読みやすい文章を書くためのポイント」について解説します。

開業して間もない行政書士向けの記事です。
参考になれば幸いです。

次の通りです。

順番に説明します。

短い文章は、情報を迅速に伝えるという点においてとても重要です。

ついつい内容を詳しく伝えようとするあまり、長い文章を書いてしまいがちですが、長文は読む人を疲れさせてしまいます。

なので、長い文章を分割したり、不要な修飾語を省いたりすることが必要です。

ポイントは、句点までの文に「一つの意味」を持たせるように書くことです。

複雑な情報を整理して分かりやすく提示するためには「箇条書き」や「表」を活用するのが効果的です。

箇条書きについては、このブログでもよく活用していますが、書く方としても書きやすいのでおすすめです。

行政書士の業務には多くの専門用語があります。
しかし、すべての読者が専門用語を熟知しているわけではありません。

なので、文章を書く際はできるだけ専門用語を使わず、一般的な言葉を使用するようにしましょう。

専門用語を使ったほうが、文章が分かりやすいというときは、解説を付けるのをおすすめします。

作成する文章によって、構成を工夫すると文章の流れがスムーズになり分かりやすいものになります。

例えば、「結論」は、通常文書の最後に持っていきますが、それをあえて最初に持ってくることで、結論を踏まえた上で理由を読んでもらうことができます。

こうした工夫をすると、同じ内容の文章でも、読んだ相手に残る印象が違ってきます。何を伝えたいかで文章の構成を決めるのがおすすめです。

作成する文章を「誰が読むのか？」を意識することも大切です。

大勢の方が読むのであれば、誰が読んでも同じ解釈ができる文章が必要ですし、特定の誰かに書いたのであれば、その人が日常的に使う言葉で文章を作成したほうが分かりやすいです。

ちなみに、先ほどの専門用語も、読むのが行政書士等の専門家であれば、逆に専門用語が多いほうが文章が短くなり分かりやすくなります。

まとめ

今回は「行政書士として読みやすい文章を書くためのポイント」について解説しました。

ご紹介したポイントを心掛けることで、行政書士としての文章がより読みやすくなりますし、理解しやすいものにもなります。

行政書士が作成する文章は、場合によっては法律関係のトラブルを未然に防ぐ手助けにもなります。

なので、このスキルを成長させていくように努力していきましょう。

ちなみに、私がこのブログを続けている理由のひとつは「文章力の向上」です。まだまだですが、頑張っています。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。