行政書士がお客さんとの面談から依頼を受任するコツ

今回は「行政書士がお客さんとの面談から依頼を受任するコツ」について、開業した経験から解説します。

行政書士として依頼を受けるためには、面談でお客さんからの信頼を得ることがとても重要です。

そして信頼を得るためには、効果的なコミュニケーションスキルと、手続きに伴うリスクをしっかりと示すことが必要になります。

どのようにお客さんに対して、専門性をアピールして依頼を受けるのかをご紹介します。

次のことが必要になります。

順番に説明します。

まず、お客さんが何を不安に思っているのかを把握しましょう。そして、その不安を解消できる存在だと認識してもらう必要があります。

お客さんの多くは、できることなら費用をかけたくないので、行政書士に依頼をするのではなく自らが手続きをしたいと思っています。

なのに、行政書士のもとへ相談に来るのは、手続きに関する法律の知識が不足していることからくる不安があるからです。

お客さんの抱える疑問や不安をしっかりと聞いてあげることで理解を示し、力に慣れる存在だということをアピールしましょう。

お客さんによっては、分からないことだけを聞いて、行政書士に依頼をしないで自分でやろうとする方もいます。

なので、その手続きの複雑さや、どうして行政書士という専門家の助けが必要となってくるのかを具体的に説明してあげる必要があります。

例えば、申請書の記入ミスや添付書類の不備などの誤りが発生した場合、手間や時間、費用が余計にかかることを説明します。また、それによりどんな影響が出るのかリスクを理解してもらいます。

こうした説明と同時に、行政書士の持つ専門知識がどのように役立つのかをアピールすることで、行政書士の必要性を理解してもらえます。

信頼性を高めるには、過去の成功事例を紹介することも有効です。具体的な成果を紹介することで、お客さんに安心感を与えることができるからです。

個人情報には注意する必要がありますが、過去の事例をより具体的に説明するのおすすめです。どのような形で成功させたのかを説明しましょう。

説明を聞いたお客さんは、その成功事例と自分のケースを重ねて考え、自身の手続きも安心して任せられると感じることができます。

たまに場を和ますために失敗談をお客さんに話す方がいますが、初めてのお客さんで信頼関係がないうちは、そういった話は避けるべきです。

その場では笑ってくれたとしても、お客さんからすれば心配でしかない話ですからね。

そういった話をしたいのであれば、お客さんとの距離が縮まってからにしましょう。その方が無駄な心配を与えませんから。

その昔、そんなことをしてお客さんに逃げられた行政書士がいました。実際のところは他に原因があったのかもしれませんが、本人は失敗談を話したのが良くなかったと後悔していました。

お客さんと心の距離を縮めるよう心がける

面談は単なる業務の遂行ではなく、お客さんと信頼関係を構築する第一歩です。なので、お客さんと心の距離を縮めるよう心がける必要があります。

どうすればお客さんがリラックスしてくれるのかを常に考え、話し方や事務所の雰囲気などにも気を遣うようにしましょう。

そういった中で、お客さんのニーズに応じた提案を行うことができれば、お客さんとの心の距離を縮めることができます。心の距離を縮めることができれば、自然と依頼へと繋がっていきます。

心の距離を縮めるのは簡単ではないですが、縮めることができればリピーターになってくれる可能性が高まりますし紹介も期待できます。

お客さんに安心感を与えることは、依頼を受任するまでの話ではありません。依頼を受任した後もしっかりとサポートをして安心感を持ってもらう必要があります。

なので、依頼を受任した際には、いつでも質問や相談に乗ることをお客さんに伝えることが大切です。

そういったことを言われただけで、お客さんは安心できます。

事後のサポートは、業務をスムーズに進めるためにも重要なことなので、怠らないように注意しましょう。

今回は「行政書士がお客さんとの面談から依頼を受任するコツ」について、開業した経験から解説しました。

上記が、行政書士が面談から依頼を受任するためのコツです。

お客さんに安心感を与え、行政書士の専門性を理解してもらえれば、自然と面談から依頼を受任する流れになります。

より多くの依頼を受けるために、ぜひ実践してみてください。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。