新人行政書士が相談を受けるときに必ずやるべきこと

行政書士で開業後に、お客さんから依頼をしてもらうためには、まずお客さんからの信頼を得ることが何よりも大切です。

そして信頼を得るには、行政書士としての知識や経験が必要となりますが、開業したばかりだと、どちらも乏しいと思います。

そんな状態で、相談を受けることは不安かもしれませんが、事前にしっかりと準備をしておけば、お客さんの相談に乗り信頼を得ることは可能です。適切な対応ができれば、あなたの専門家としての評価は格段に向上し依頼につながります。

今回は「新人行政書士が相談を受けるときに必ずやるべきこと」について解説します。ポイントを抑えて自信を持って相談業務を行ってください。

開業して間もない人向けの記事です。
参考になれば幸いです。

問い合わせの段階で相談内容をしっかりと聞いておく

まず、お客さんから問い合わせがあったら、その段階で相談内容をしっかりと聞いておきましょう。

上記のことを把握することにより、お客さんに対し的確なアドバイスが可能になります。

問い合わせをしてきたお客さんの中には、説明することが不慣れな方もいます。状況次第で、行政書士側からお客さんに質問をして状況を整理することも必要です。

話の最後に、現在不安に思っていることを質問して、その不安を和らげてあげることも大切です。

問い合わせで聞いた相談内容をもとに、できる限りの情報を集めましょう。

実務の知識や経験がない方は、上記のことをしっかり調べておかないと、お客さんから専門家として見てもらえません。

行政書士事務所に相談しに来る方の中には、ネットで情報を収集し、驚くぐらい勉強されている方もいます。

そうしたお客さんは、専門家に対して高いレベルの知識を要求してきます。新人とはいえ行政書士が知識で劣るわけにはいきませんから、問い合わせ内容に対する情報収集には手を抜かないようにしましょう。

場合によっては、必要な資料を取り寄せたり、作成したりすることも必要です。そうすることによって、知識は経験がなくても安心して相談に挑むことができます。

ちなみに、専門分野を絞っている場合、その分野の知識が不足していると、一瞬で信頼を失ってしまう可能性があるので注意です。法律や行政手続きは常に変化するため、最新の情報を取得し、予想される質問に対する答えを準備しておくことが必要です。

お客さんの要望を正確に理解するために、質問すべき内容を整理しておくことも大切です。

行政書士の業務である「書類作成」や「行政手続き」の中には、お客さんの情報や状況の確認が必要なものもあります。

そういった点をはっきりさせるために、行政書士が積極的に質問をする場合もあります。

このような対話によって、お客さんと上手くコミュニケーションがとれれば、信頼関係も自然に築くことができます。

過去に受けた相談や依頼で得た知識や経験も活かしましょう。

行政書士として初めて受けた相談から、完璧を求める必要はありません。

こうした確認し忘れたり、失敗してしまった点は、次の相談や依頼に活かせればいいのです。そういった情報は、忘れないうちに記録しておきましょう。

お客さんから相談されることに不安があるという方は、相談業務の練習をすることをおすすめします。

家族や友人に協力してもらい、模擬相談を行ってみましょう。

一人で練習するよりも、実際に誰かを相手に練習をした方が、よりリアルなシミュレーションを行うことができるので、とても有意義です。

チェックするポイントとしては、自分の表現や受け答えが、相手にしっかりと伝わっているかです。

練習を続ければ、相談業務のクオリティを高めることができるのでおすすめです。

行政書士業務に関係の深い「法律」や「規制」は日々変化しています。

行政書士会の研修会や勉強会には積極的に参加して、専門分野に関する知識は常に最新のものにしておきましょう。

また、行政書士関連のセミナーなどに参加して、業界のトレンドや新しい知識を学んでおくことも大切です。

自己研鑽を続けることで専門家としての信頼度が高まりますし、専門性が高まれば、お客さんとの関係もより強固なものになります。

今回は「新人行政書士が相談を受けるときに必ずやるべきこと」について解説しました。

この記事で説明してきたようなポイントを押さえれば、実務の知識や経験の少ない新人行政書士でも、お客さんから相談を受け信頼関係を築くことは可能です。

とにかく準備だけは、油断しないでしっかりと行うようにしましょう。

今回は、ここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。